Besturingsfilosofie

Zo is er voor verschillende taken een samenwerkingsverband benodigd om de doelstellingen te kunnen bereiken. Deelnemers aan het samenwerkingsverband hebben over het algemeen allen een aandeel in de besturing. Denk hierbij aan stuurgroepen en de algemeen en dagelijks besturen van gemeenschappelijke regelingen. Om tot concrete resultaten in de samenwerking te komen en hieraan een waardevolle bijdrage te kunnen leveren, hanteren we een aantal spelregels voor de samenwerkingsverbanden, waar we aan deelnemen:

• De opgave is leidend voor de schaal waarop, en het samenwerkingsverband waarin we samenwerken.
• Het belang en de mogelijke inbreng bepaalt het Hoornse aandeel en de rol in de samenwerking.
• De doelen van en de inbreng van ons en de andere partners in de samenwerking worden vooraf specifiek benoemd.
• Bij de uitvoering van wettelijke taken in een gemeenschappelijke regeling stelt een lid van het college zich beschikbaar voor een rol in het Dagelijks Bestuur.

Bovenstaande aspecten worden per geval concreet uitgewerkt en betrokken in de besluitvorming óf, en in welke samenwerkingsverbanden we deelnemen. De inzet op regionale projecten/activiteiten wordt (vanuit het regionale projectenportfolio) betrokken bij het opstellen en realiseren van het CUP. Bij nieuwe ambities/taken, die samenwerking vereisen, vindt hercontractering plaats zoals hierboven omschreven in het bestuurlijk hoofdproces.

In dit laatste deel van de Besturingsfilosofie beschrijven we de verschillende rollen en de bijbehorende verantwoordelijkheden bij de besturing van Gemeente Hoorn. Bij de beschrijvingen hieronder wordt het begrip ‘sturing’ gehanteerd. Hiermee wordt het volgende bedoeld:

• het duiden van de bestuurlijke bedoeling van het betreffende beleidskader aan de gemeentelijke organisatie.
• het maken van keuzes, binnen de beleidskaders of de programma-/ projectopdracht van het betreffende onderwerp, over uitvoeringsvraagstukken, die door de gemeentelijke organisatie worden voorgelegd.
• het bewaken van de voortgang van de realisatie van de beleidsdoelen en van de financiële kaders.
• het opdracht (kunnen) geven tot de uitwerking van voorstellen aan het college voor de aanpassing of ontwikkeling van nieuw beleid op het betreffende beleidsonderwerp.
• het bewaken van de rolverdeling tussen de uitvoerenden, het management en de portefeuillehouder.

Het college is het dagelijks bestuur van Gemeente Hoorn. Het is bestuurlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van het gehele takenpakket van Gemeente Hoorn. Het college is ook verantwoordelijk voor de voorbereiding van en advisering over onderwerpen, waarover besluitvorming door de gemeenteraad moet plaatsvinden. En voor de verantwoording en actieve informatievoorziening aan de gemeenteraad over de uitvoering daarvan. Besluiten over aanpassing van beleid/programma’s/projecten of ontwikkeling van nieuw beleid worden genomen in het college (op basis van een voorstel van een portefeuillehouder, zie ‘wethouder’), voor zover dit valt binnen de bevoegdheid van het college.

De burgemeester is voorzitter van de gemeenteraad en van het college. De burgemeester is, samen met de gemeentesecretaris en de griffier, verantwoordelijk voor het goed functioneren van de bestuurlijke processen (leidend tot besluitvorming door college en/of gemeenteraad). De burgemeester is daarnaast een zelfstandig bestuursorgaan met eigen wettelijke taken en bevoegdheden op het gebied van Openbare Orde en Veiligheid, Crisisbeheersing en Bijzondere wetten. De sturing hierop vindt in een directe lijn plaats (buiten de bovengenoemde overlegstructuur). Voor eventuele overige portefeuilles van de burgemeester geldt de tekst bij ‘wethouder’.

De burgemeester is voorzitter van de gemeenteraad en van het college. De burgemeester is, samen met de gemeentesecretaris en de griffier, verantwoordelijk voor het goed functioneren van de bestuurlijke processen (leidend tot besluitvorming door college en/of gemeenteraad). De burgemeester is daarnaast een zelfstandig bestuursorgaan met eigen wettelijke taken en bevoegdheden op het gebied van Openbare Orde en Veiligheid, Crisisbeheersing en Bijzondere wetten. De sturing hierop vindt in een directe lijn plaats (buiten de bovengenoemde overlegstructuur). Voor eventuele overige portefeuilles van de burgemeester geldt de tekst bij ‘wethouder’.

Voor programma’s en projecten wordt vanuit het college een lid als Bestuurlijk Opdrachtgever (BOG) aangewezen. De BOG maakt onderdeel uit van de ‘sturingsdriehoek’ van het programma of het project, verder bestaande uit de Ambtelijk Opdrachtgever en de Programma- of Projectmanager. De BOG geeft in de sturingsdriehoek, op basis van de in het college vastgestelde opdracht, vanuit bestuurlijk perspectief verdere sturing op de realisatie van de doelstellingen.

De BOG is ook de externe vertegenwoordiger namens het college. De BOG signaleert raakvlakken met de verschillende inhoudelijke portefeuilles en zorgt, samen met de andere leden van de sturingsdriehoek, voor tijdige afstemming met de betreffende portefeuillehouders. Deze afstemming vindt plaats in één van de TO’s.

De directie is verantwoordelijk voor het functioneren van de organisatie als geheel. De directie stelt hiertoe 5-jaarlijks een programma voor organisatieontwikkeling vast. Het college en de raad worden hierover geïnformeerd, bij aanvang en over de voortgang. De directie is verantwoordelijk voor de samenhang in de werkzaamheden, die domeinoverstijgend zijn. De directie zorgt in deze gevallen, in afstemming met de bestuurlijk verantwoordelijken, voor een duidelijke koers. Zonodig kan gebruik worden gemaakt van een programma of project als organisatievorm. De directie bepaalt in welke gevallen deze organisatievorm benodigd is en prioriteert, in samenspraak met het college, binnen de portfolio’s voor programma’s en projecten. Daarnaast prioriteert de directie binnen het portfolio voor bedrijfsvoering.

De gemeentesecretaris is, als algemeen directeur van de gemeentelijke organisatie, de voorzitter van de directie. De gemeentesecretaris agendeert voorstellen voor het college en is de verbindende schakel tussen het college en de gemeentelijke organisatie, door:

• het college te adviseren bij de voorliggende collegevoorstellen vanuit de gemeentelijke organisatie.
• de besluiten/opdrachten van het college nader te duiden aan de directie en het management.
• de Stuurgroep van het college en de directie voor te bereiden en voor te zitten.
• de periodieke sessies met het college en de directie over de voortgang van het College Uitvoeringsprogramma en de cyclusdocumenten voor te bereiden.

De gemeentesecretaris is, samen met de burgemeester en de griffier, verantwoordelijk voor het goed functioneren van de bestuurlijke processen (leidend tot besluitvorming door college en/of gemeenteraad).

De domeindirecteur is lid van de directie. De domeindirecteur is daarnaast verantwoordelijk voor het goed functioneren van het betreffende domein (zie in het kader van deze Besturingsfilosofie: bijlage 1). Voor de sturing binnen het domein heeft de domeindirecteur een managementteam (MT), bestaande uit de teammanagers van de teams binnen het domein. De domeindirecteur is voorzitter van dit domein-MT.

De domeindirecteur is eindverantwoordelijk voor de advisering vanuit het domein aan de betreffende portefeuillehouders en aan het college. De domeindirecteur maakt met de portefeuillehouders procesafspraken over betrokkenheid bij beleidsontwikkeling en -aanpassing en over ondersteuning bij de (regionale) bestuurlijke activiteiten.

Voor programma’s en projecten wordt vanuit de directie een Ambtelijk Opdrachtgever (AOG) aangewezen. De AOG maakt onderdeel uit van de ‘sturingsdriehoek’ van het programma of het project, verder bestaande uit de Bestuurlijk Opdrachtgever en de Programma- of Projectmanager. De AOG geeft in de sturingsdriehoek, op basis van de in het college vastgestelde opdracht, vanuit directieperspectief verdere sturing op de realisatie van de doelstellingen.

De teammanager is lid van het domein-MT en medeverantwoordelijk voor het functioneren van betreffende domein. De teammanager is daarnaast verantwoordelijk voor het goed functioneren van het betreffende team. De teammanager wijst in een werkplanning medewerkers toe aan de verschillende werkzaamheden. De teammanager betrekt de portefeuillehouder periodiek bij de beeldvorming t.b.v. het beoordelen van het functioneren van het team.

De programma- of projectmanager is verantwoordelijk voor de realisatie van de doelstellingen in de opdracht. De programma- of projectmanager (PM) maakt onderdeel uit van de ‘sturingsdriehoek’ van het programma of het project, verder bestaande uit de Bestuurlijk Opdrachtgever en de Ambtelijk Opdrachtgever. De PM geeft, op basis van afstemming in de sturingsdriehoek sturing aan het projectteam.