Beheersen van een project

  1. De kern van projectmatig werken bestaat uit het definiëren van een projectresultaat.
  2. Vanuit dit resultaat worden de activiteiten bedacht die nodig zijn om dit resultaat te bereiken.
  3. De activiteiten worden verdeeld in projectfasen met duidelijke beslismomenten.
  4. Vervolgens worden alle activiteiten beheerst in termen van beheersfactoren. Voor een project zijn de beheersfactoren ‘GROTICK’.
  5. De projectleider legt verantwoording af over de belangrijke beheersfactoren.

Zeven beheersfactoren

1. Geld

Ervoor zorgen dat het projectresultaat het afgesproken rendement oplevert, dat de kosten van de inhoudelijke projectactiviteiten binnen het budget blijven en dat de geplande opbrengsten van het projectresultaat worden behaald.

2. Risico

Ervoor zorgen dat risico’s tijdig worden gesignaleerd om op tijd bij te sturen. Onderdeel hiervan is een risicoanalyse maken met alle betrokkenen. Benoem vervolgens van elk risico de oorzaak, het gevolg en de beheersmaatregel.

3. Organisatie

Ervoor zorgen dat iedereen weet wat zijn of haar taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn en op welke wijze de projectleden met elkaar moeten samenwerken en communiceren.

4. Tijd

Ervoor zorgen dat het projectresultaat er op de afgesproken datum is en dat de inhoudelijke projectactiviteiten worden uitgevoerd volgens de tijdsplanning.

5. Informatie

Ervoor zorgen dat de beschrijving van het projectresultaat voldoet aan de afgesproken uitleg en is vastgelegd en goedgekeurd in beslisdocumenten. Het is bekend wat de status van deze documenten is en op welke manier ze gewijzigd kunnen worden. Informatie wordt gedocumenteerd en gearchiveerd in Het zaaksysteem.

6. Communicatie

Ervoor zorgen dat er goede communicatie en participatie is binnen het project. Dit is een concrete werkwijze met stappen en instrumenten om per fase van het project te komen tot een krachtenveldanalyse, een kernboodschap en een communicatiekalender.

7. Kwaliteit

Ervoor zorgen dat het projectresultaat goed genoeg is. Dat wil zeggen: dat het voldoet aan de gestelde kwaliteit, dat tussenresultaten worden getoetst aan die eisen en dat de nodige (toets-, test- en controle)middelen beschikbaar zijn.

Risicomanagement

Alle projecten maken gebruik van een risicoanalyse. De ambtelijk opdrachtgever beslist of hiervan wordt afgeweken. Voor de risicoanalyse wordt de risicomatrix gebruikt. Het sjabloon hiervoor is te vinden in SmartDocuments. De risicomatrix krijgt in ieder geval bij elke faseovergang een update.

Risicoanalyse: risicoanalyse draait om de beoordeling van potentiële en relevante risico’s en beschikbare maatregelen om hiermee om te gaan.

  • Risicomanagement: risicomanagement gaat over het continu en systematisch doorlopen van de projectrisico’s om de gevolgen daarvan te verminderen en de kans erop te verkleinen.

Evaluatie

Het is belangrijk dat een project altijd wordt afgesloten met een projectevaluatie. De wijze van evalueren kan verschillen. In een evaluatie zijn de volgende punten verplicht:

  • De ambtelijk opdrachtgever is in ieder geval aanwezig bij de eindevaluatie.
  • Er wordt zowel kwantitatief als kwalitatief teruggekeken op de beheersfactoren (GROTICK).
  • De eindevaluatie wordt vastgelegd zodat het als les kan dienen voor andere projecten.

De resultaten uit de evaluatie worden voorgelegd aan het college (bij projecten waarbij een bestuurlijk opdrachtgever is bepaald) en bij grote projecten ook aan de gemeenteraad.

Overdracht

Voor de overdracht van het project wordt het sjabloon ‘Projectoverdracht’ gebruikt. Het college van B&W of de gemeenteraad, afhankelijk van wie de projectopdracht heeft vastgesteld, nemen het besluit om het project te beëindigen.

De projectleider zorgt voor de overdracht aan de lijnorganisatie en de afsluiting van het project. Het project is pas officieel overgedragen als degene die het project overneemt het overdrachtsdocument heeft getekend.

Video uitleg beheersing